Jak změnit účetní?

Často k nám přicházejí klienti, že jsou se svou účetní nespokojeni. Často je to tím, že jejich účetní vyžaduje doklady fyzicky, neovládá sdílení dat elektronicky, používá ještě dosovský program, neumí s klienty komunikovat a někdy bohužel nemá ani patřičné znalosti. Někdy je to tím, že si s účetní jednoduše nesednete a že každý od spolupráce očekáváte něco jiného, což se ukáže až po čase. I mně se stalo, že jsem se za svoji kariéru s některými klienty rozloučila a musím říct, že mně to vždy bylo svým způsobem líto, i když jsem si to vyhodnotila, poučila se z toho, tak určitá lítost tam byla vždy. Znám tedy tuto problematiku z obou stran.

Klienti se často bojí, že se účetní dotknou a že jim bude dělat problémy, že jim nepředá doklady, závěrku, že prozradí citlivé informace o klientovi. Já takovou zkušenost nemám. I když jsme přebírali několik firem od jiných účetních, jejich účetní se mnou vždy spolupracovali. Samozřejmě záleží na přístupu a je důležité k nim přistupovat tak, že po nich ještě něco chcete. Poté doporučuji starou a novou účetní propojit a pak již klidně přenechat komunikaci nové účetní, která vše potřebné vyžádá a domluví se.  Nemusíte se bát, že se nová účetní se starou spolčí a bude na vás společně nadávat. Nová účetní má totiž jiné pohnutky s vámi spolupracovat, takže i když si starý účetní „postěžuje“ nic to nemění na tom, že nová účetní s vámi spolupracovat chce.  A měníte účetní přeci proto, abyste si polepšili.

Kdy účetní vyměnit?

Pokud to okolnosti dovolí, je lepší měnit účetní od 1.1. Stará účetní uzavře celý rok, udělá přiznání, splní všechny roční povinnosti a nová účetní na uzavřený rok naváže. Může se stát, že však účetní potřebujete změnit v průběhu roku. To je trochu komplikovanější případ. Zde je potřeba si určit okamžik, ke kterému se účetní předává a stará účetní účetnictví uzavře. Udělá v podstatě účetní závěrku v průběhu roku, tak aby nová účetní na data navázala. Pokud je účetní program klienta, nová účetní si oddělí rozvahové účty analyticky a normálně pokračuje v účtování. Pokud účetní program klient nevlastní a účetní si tedy předávají data. Nová účetní si navede počáteční data od staré účetní. Tento krok je potřeba nastavit po vzájemné dohodě obou účetních.  A ještě chci zmínit, že i když stanovíte datum předání účetnictví například na 1.8. nemusí mít stará účetní ještě všechny rozvahové účty uzavřeny. K tomuto datu tedy nemusí proběhnout fyzické předání, ale uzavřou se k němu účetní knihy.

Mám i zkušenost, že jeden klient, který ke mně přecházel požadoval, aby na začátku spolupráce jsme účtovali se starou účetní paralelně každá ve svém systému a klientka si pak porovnala měsíční DPH. To chápu z hlediska klienta, že má strach nedůvěru, aby nová účetní nebyla ještě horší. Já jsem však měla pocit hned od začátku nedůvěry, což pro další spolupráci nebyl dobrý stavební kámen.

A k tomuto kroku patří též to, jak si vybrat novou účetní a o tom v dalším článku.

Takže jak změnit účetní?

1. Překonat své obavy z nepříjemností
2. Důvěřovat, že i když jste momentálně rozladěni, tak se domluvíte
3. Přenechat komunikaci nové účetní a propojit je
4. Nastavit datum ke kterému bude účetnictví předané
5. Nejdůležitější bod vybrat si dobrou účetní viz další článek zde

Poznámka autora: pokud píšu o účetní myslím účetní i účetního, pro zjednodušení textu používám slovo účetní 😊

Autorka: Ing. Lucie Hladilová, BA – účetní na volné noze, s více jak 20letou praxí.